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Année académique : 2023-2024
Département : Sciences économiques et de gestion
Domaine d'étude : Sciences économiques et de gestion
Cursus : Assistant de direction
Volume horaire : 24 périodes
Nombre de crédits : 2
Implantation(s) : Hazinelle
Quadrimestre(s) : Q1
Niveau du cadre francophone de certification : 6

Intitulé U.E. : Méthodes d'organisation et de gestion Code U.E. : AD112
Pondération : 40 pts Cycle : 1 Obligatoire : oui Bloc : Bloc 1 Langue d'enseignement : Français

Activités d'apprentissage composant l'UE :

Titre : Titulaire(s) de l'AA : Nombre d'heures :
Méthodes d'organisation et de gestionPEUTEMAN Emmanuel, 24

Coordonnées du responsable de l'UE :

PEUTEMAN Emmanuel (Emmanuel.PEUTEMAN@hel.be) 

Coordonnées des intervenants de l'UE :

PEUTEMAN Emmanuel (Emmanuel.PEUTEMAN@hel.be),

Prérequis :

Corequis :
Compétences visées

Analyser les données utiles à la réalisation de sa mission en adoptant une démarche systémique.

- Evaluer sa pratique professionnelle pour évoluer.
- Identifier les structures, la culture, la stratégie et les priorités de l’organisation.

Communiquer : écouter, informer, conseiller tant en interne qu’en externe.

- Par sa connaissance et sa pratique des langues et dans un contexte multiculturel : Accueillir et informer les visiteurs et les prestataires.
- Par sa connaissance et sa pratique des langues et dans un contexte multiculturel : Agir comme interface dans les relations internes et externes de l’organisation.
- Par sa connaissance et sa pratique des langues et dans un contexte multiculturel : Préparer et présenter oralement des exposés.
- Par sa connaissance et sa pratique des langues et dans un contexte multiculturel : Rédiger le courrier, faire des comptes rendus, des rapports internes et externes.
- Par sa connaissance et sa pratique des langues et dans un contexte multiculturel : Synthétiser des documents et élaborer des dossiers.

Mobiliser les savoirs et savoir faire propres au Bachelier - Assistant de direction.

- Manier la langue française et pratiquer des langues étrangères à l’oral et à l’écrit.
- Respecter les codes liés à la culture, aux activités et aux stratégies des milieux professionnels.
- Utiliser adéquatement les technologies de l’information et de la communication.

S’insérer dans son milieu professionnel et s’adapter à son évolution.

- Adopter une attitude éthique et respecter les règles déontologiques.
- Collaborer à la résolution de problèmes complexes avec méthode, rigueur, proactivité et créativité.
- Développer une approche responsable, critique et réflexive des pratiques professionnelles.
- Identifier ses besoins de développement et s’inscrire dans une démarche de formation permanente.
- Travailler, tant en autonomie qu'en équipe dans le respect de la culture de l'entreprise et de son environnement multiculturel.

S’organiser : structurer, planifier, coordonner, gérer de manière rigoureuse les actions et tâches liées à sa mission.

- Assister le manager.
- Gérer et suivre l’information imprimée et numérique : classer, archiver, dispatcher.
- Gérer et suivre les activités courantes et les évènements en ce compris la logistique.
- Gérer l’agenda, les plannings et le suivi des différents projets, dossiers et actions.
- Gérer les priorités et son stress.
Description du contenu des activités d'apprentissage (AA) :

1 : Méthodes d'organisation et de gestion

Face à des situations–problèmes illustrant différents modes d’organisation d’un secrétariat,
l’étudiant sera capable :
• d’identifier les fonctions d’un secrétariat au sein d’une organisation en tenant compte des règles de déontologie qui sont associées au secrétariat de direction et ce, dans différentes perspectives, comme par exemple :
• l’accueil et la gestion des rendez-vous ;
• la gestion documentaire y compris l’archivage ;
• la gestion du courrier interne et externe ;
• l’organisation du service ;
• … ;
• de mobiliser des comportements professionnels pour organiser, d’une manière appropriée, son travail :
• appliquer des méthodes de classement, d’archivage prenant en compte :
• le type de support (papier, films, bandes magnétiques, ..) ;
• les différentes classifications ;
• les critères d’accessibilité ou de confidentialité ;
• le caractère du document (factures, contrats, documentation, ..) ;
• en dégager les implications sur le plan des modes d’organisation et des méthodes de travail ;
pour une situation donnée visant une rentabilisation de l’espace en tenant compte du coût du matériel et de l’accessibilité,
• d’analyser le circuit de la production d’un document et son archivage ;
• d’identifier le problème à résoudre et les contraintes à respecter (espace, coût, accessibilité, supports,…) ;
• de proposer des solutions d’organisation (suivi du document et mode de classement, perfectionnement de l’existant, ...) ;
• de justifier ses choix ;
pour une situation donnée visant l’aménagement d’un bureau de secrétariat,
• d’identifier les règles ergonomiques et de sécurité ;
• de proposer un plan d’aménagement des locaux et d’achat de meubles, de matériel, … ;
face aux ressources de logiciels permettant la gestion intégrée des contacts, du temps, des tâches (à effectuer individuellement ou en réseau) et la tenue d’un agenda,
• de mettre en œuvre des habiletés et des techniques appropriées pour :
• enregistrer des informations ciblées ;
• organiser le travail du secrétariat :
• noter les rendez-vous, les déplacements et les activités à mener pour des personnes ciblées ;
• assurer le suivi des affaires en cours ;
• planifier des travaux cycliques, à moyen ou long terme ;
• organiser la gestion et la distribution de documents sur le réseau ;
• gérer des échanges d’informations sur le réseau et des travaux d’équipe ;
• administrer une messagerie (récupérer/envoyer des mémos, des notes de service, des lettres–circulaires, …) directe ou indirecte, pour des individus ou des groupes ;
• … ;
• appliquer les règles de sécurité adéquates pour la protection et la confidentialité des informations ;
• de mettre en œuvre des techniques et des méthodes de télétravail ou d’élaboration de dossiers en réseaux, comme par exemple :
• assurer le suivi des modifications de textes ;
• mise à jour de ressources documentaires, …;
• … ;
• de mettre en œuvre des techniques et des méthodes pour mener en équipe l’organisation :
• d’un voyage d’affaires ;
• d’une conférence ;
• d’un événement de relations publiques ;
• d’une opération commerciale ;
• d’une mise à jour d’un catalogue ;
• d’une étude technique de logiciels nouveaux ;
• de planifier son travail individuel en fonction du projet et du planning de l’équipe ;
• de respecter les standards préalablement négociés en équipe ;
• de communiquer, d’échanger des informations ;
• de justifier les méthodes de travail et les techniques mises en œuvre.

 
Description des méthodes d'enseignement :

1 : Méthodes d'organisation et de gestion

Le professeur développera certains points de théories sur base de cas concrets. Les notions importantes à maîtriser se retrouveront dans le Poweroint utilisé lors des cours. Il est important de compléter le Powerpoint avec ses notes.

L'étudiant sera amené mettre en œuvre des méthodes et des techniques de gestion d’un secrétariat sur base de cas concrets. Il s'agira :
• d’identifier les principes d’organisation et gestion :
• des différentes étapes de travail ;
• des contacts , des tâches ;
• des documents y afférents ;
• des ressources documentaires (diffusion , classement et archivage) ;
• d’assurer le suivi des travaux et l’accessibilité aux informations essentielles ;
• d’exploiter, d’une manière appropriée, les ressources de logiciels de communication, d’organisation et de tenue d’agenda.

Les étudiants réaliseront un travail de groupe. Ils présenteront un dossier oralement et par écrit basé sur un évènement professionnel susceptibles d'être organisé en entreprise: team building - fête du personnel - défilé de mode - lancement d'un nouveau produit - inauguration - portes ouvertes,...

Les exposés du professeur et tous les support vidéos (documentaire, interview,...) ou écrits (articles d'actualité,...) ainsi que les travaux des étudiants font partie de la matière vue au cours et donc de la matière d'examen !

 

 
Modalités et critères d'évaluation :

1 : Méthodes d'organisation et de gestion

Pour la 1ère session (janvier) :

- Le travail de groupe qui sera présenté lors d'une des dernières séance de cours et le dossier rendu préalablement compteront pour la moitié de l'ensemble des points de l'UE (soit pour 20 des 40 points)
- L'évaluation écrite qui se déroulera pendant la session de janvier comptera pour la moitié de l'ensemble des points de l'UE (soit pour 20 des 40 points)

Lors des autres sessions (mai-juin et août-septembre) :

Seule l'évaluation écrite comptera pour l'ensemble des points de l'UE
Pondération A.A. :

1 : Méthodes d'organisation et de gestion

1ère session (janvier) :

- Le travail de groupe compte pour 50% de l'ensemble des points de l'UE (soit pour 20 des 40 points)
- L'évaluation écrite compte pour 50% de l'ensemble des points de l'UE (soit pour 20 des 40 points)

Lors des autres sessions (mai-juin et août-septembre) :

Seule l'évaluation écrite comptera pour 100% des points de l'UE

 
Dispositions spéciales COVID-19 :

1 : Méthodes d'organisation et de gestion
Dispositions spéciales COVID-19 (session août/septembre 2020) :

1 : Méthodes d'organisation et de gestion
Sources, références et supports éventuels :

1 : Méthodes d'organisation et de gestion

Powerpoint du professeur

Le guide des Assistants de A à Z, D. Bazin, A. Broilliard, Dunod

Articles et vidéos étudiés utilisés lors des séances de cours
Pondération U.E. :

1ère session (janvier) :

- Le travail de groupe compte pour 50% de l'ensemble des points de l'UE (soit pour 20 des 40 points)
- L'évaluation écrite compte pour 50% de l'ensemble des points de l'UE (soit pour 20 des 40 points)

Lors des autres sessions (mai-juin et août-septembre) :

Seule l'évaluation écrite comptera pour 100% des points de l'UE

 
Pour les unités optionnelles de langues de du département économique, veuillez vous référer à la fiche de langue correspondante (en cours obligatoire).
Toute modification éventuelle de cette fiche en cours d’année ne peut se faire qu’exceptionnellement et avec l’accord de la direction départementale conformément à l’article 77 du décret du 7/11/2013 (force majeure touchant les enseignants responsables).