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Année académique : 2021-2022
Département : Sciences économiques et de gestion
Domaine d'étude : Sciences économiques et de gestion
Cursus : Assistant de direction - option médical
Volume horaire : 60 périodes
Nombre de crédits : 5
Implantation(s) : Hazinelle
Quadrimestre(s) : Q1
Niveau du cadre francophone de certification : 6

Intitulé U.E. : Bureautique et Pratique du dictaphone Code U.E. : AM301
Pondération : 100 pts Cycle : 1 Obligatoire : oui Bloc : Bloc 3 Langue d'enseignement : Français

Activités d'apprentissage composant l'UE :

Titre : Titulaire(s) de l'AA : Nombre d'heures :
BureautiqueGianfolcaro Antonietta, 30
Pratique du dictaphoneGianfolcaro Antonietta, 30

Coordonnées du responsable de l'UE :

Gianfolcaro Antonietta (Antoinette.GIANFOLCARO@hel.be) 

Coordonnées des intervenants de l'UE :

Gianfolcaro Antonietta (Antoinette.GIANFOLCARO@hel.be),

Prérequis :

Corequis :

Compétences visées

Analyser les données utiles à la réalisation de sa mission en adoptant une démarche systémique.

- Appliquer les façons de procéder au secteur d’activité.
- Evaluer sa pratique professionnelle pour évoluer.
- Identifier les structures, la culture, la stratégie et les priorités de l’organisation.
- Rechercher, sélectionner, vérifier, comparer, synthétiser, hiérarchiser les informations.

Mobiliser les savoirs et savoir faire propres au Bachelier - Assistant de direction.

- Dactylographier avec rapidité et efficience.
- Manier la langue française et pratiquer des langues étrangères à l’oral et à l’écrit.

S’insérer dans son milieu professionnel et s’adapter à son évolution.

- Adopter une attitude éthique et respecter les règles déontologiques.

S’organiser : structurer, planifier, coordonner, gérer de manière rigoureuse les actions et tâches liées à sa mission.

- Gérer et suivre l’information imprimée et numérique : classer, archiver, dispatcher.
- Gérer l’agenda, les plannings et le suivi des différents projets, dossiers et actions.
- Gérer les priorités et son stress.
Description du contenu des activités d'apprentissage (AA) :

1 : Bureautique

Pour atteindre le seuil de réussite, l’étudiant devra prouver qu'il est capable de développer des pratiques et des comportements professionnels pour,:
face à une situation-problème illustrant la gestion et l'organisation d'un courrier courant, les consignes étant précisées, le temps alloué étant judicieusement déterminé par le chargé de cours:
¨ référencer le courrier à envoyer selon des techniques appropriées;
¨ produire différents documents-type pour des départements différenciés: fixation de rendez-vous, convocation à des réunions de travail comportant un ordre du jour, lettre commerciale, contrats de vente, documents "comptabilité clients",…;
¨ réaliser des opérations de fusion;
face à un document dactylographié de longueur moyenne (de l'ordre de 2500 frappes), structuré en paragraphes et comprenant au moins un tableau de données chiffrées:
¨ saisir le document:
¨ en respectant une vitesse de saisie de 25 mots à la minute pendant trois minutes et 20 mots pendant 5 minutes en respectant la précision de 0,5 % en langue française;
¨ en adoptant une méthode de correction appropriée y compris les ressources du logiciel;
¨ appliquer les techniques de présentation les plus courantes selon le destinataire ciblé en respectant les normes d'émission, de présentation, …, en vigueur.
Pour la détermination du degré de maîtrise, il sera tenu compte de la: ¨ du respect du temps alloué;
¨ de la qualité des documents produits;
¨ de la prise en compte de normes spécifiques;
¨ du taux d'erreur inférieur à 0,5 %;
¨ du degré d'autonomie atteint;
¨ du respect des règles élémentaires de présentation. Pour le DICTAPHONE: l'étudiant doit veiller à la mise en forme des caractères et paragraphes, les différentes dispositions du texte avec mise en évidenc des titres, des énumérations simples courtes et longues, des énumérations en colonnes, des centrages,... Lettres: bloc à la marge, bloc à la date en style américain et français, normalisée avec en-tête simple, en manchette, mixte.

Face à une situation-problème:
 arriver à développer des pratiques et des comportements professionnels pour, référencer le courrier à envoyer, produire différents documents-type pour des départements différenciés et réaliser des opérations de fusion.
Face à un document dactylographié de l'ordre de 2500 frappes comprenant diverses difficultés ainsi qu'un tableau comprenant des données chiffrées:
 saisir le document en respectant une vitesse de 25 mots/m durant 3 min. et 20 mots/m durant 5 min. en respectant la précision de 0,5 % en langue française;
 appliquer les techniques de présentation les plus courantes selon le destinataire ciblé en respectant les normes d'émission, de présentation, …, en vigueur.

Les exercices composés de textes, lettres, dossiers, rapports, procès-verbaux,... seront en rapport avec l'option choisie par l'étudiant.

 



2 : Pratique du dictaphone

L'étudiant utilisera le logiciel SPEECH EXEC installé sur chaque PC du local.

Pour atteindre le seuil de réussite, l’étudiant devra prouver qu'il est capable de développer des pratiques et des comportements professionnels pour,:
face à une situation-problème illustrant la gestion et l'organisation d'un courrier courant, les consignes étant précisées, le temps alloué étant judicieusement déterminé par le chargé de cours:
¨ référencer le courrier à envoyer selon des techniques appropriées;
¨ produire différents documents-type pour des départements différenciés: fixation de rendez-vous, convocation à des réunions de travail comportant un ordre du jour, lettre commerciale, contrats de vente, documents "comptabilité clients",…;
¨ réaliser des opérations de fusion;
face à un document dactylographié de longueur moyenne (de l'ordre de 2500 frappes), structuré en paragraphes et comprenant au moins un tableau de données chiffrées:
¨ saisir le document:
¨ en respectant une vitesse de saisie de 25 mots à la minute pendant trois minutes et 20 mots pendant 5 minutes en respectant la précision de 0,5 % en langue française;
¨ en adoptant une méthode de correction appropriée y compris les ressources du logiciel;
¨ appliquer les techniques de présentation les plus courantes selon le destinataire ciblé en respectant les normes d'émission, de présentation, …, en vigueur.
Pour la détermination du degré de maîtrise, il sera tenu compte de la: ¨ du respect du temps alloué;
¨ de la qualité des documents produits;
¨ de la prise en compte de normes spécifiques;
¨ du taux d'erreur inférieur à 0,5 %;
¨ du degré d'autonomie atteint;
¨ du respect des règles élémentaires de présentation.

 

Les travaux seront orientés dans le domaine médical.

 



Description des méthodes d'enseignement :

1 : Bureautique

L'étudiant sera capable,
face à un ensemble de documents, produits ou reçus par les différents départements-clés d'une entreprise ou d'une organisation (départements commercial & de marke-ting, de la gestion du personnel, de la comptabilité, …) et en exploitant les ressources d'un logiciel de traitement y compris ses fonctions avancées, de la manière la plus appropriée aux documents traités,
¨ d'assurer une gestion courante de courrier et de dossiers:
¨ identifier tout type de document et son, circuit de communication;
¨ l'analyser pour en définir ses caractéristiques majeures et son mode de gestion;
¨ choisir le mode de traitement le plus approprié (document commercial, administratif et spécial, …);
¨ le disposer selon les normes en vigueur notamment pour les additions, plusieurs signatures, les titres, les rubriques, les énumérations, les citations, les tableaux, les suites, …);
¨ de réaliser des documents-type (courrier, enveloppes, étiquettes, formulaires) et d'adapter les modèles existants selon les normes en vigueur et dans le res-pect de la logique formelle du type de document visé (lisibilité, présentation…);
¨ de créer un fichier de données (adresses, produits, …);
¨ de réaliser une fusion (mailing, catalogues, …) pour des documents diversifiés; face à des textes, dactylographiés, manuscrits et/ou raturés:
¨ d'optimiser la production qualitative et quantitative de documents diversifiés en mettant en oeuvre des techniques professionnelles:
¨ maintenir ou développer son aptitude à saisir, selon les exigences de la profession, un document en participant à des exercices structurés d'entraînement régulier pour atteindre une vitesse de saisie préprofes-sionnelle (vitesse de 25 mots à la minute pendant trois minutes et 20 mots pendant 5 minutes en respectant la précision de 0,5 % en langue française);
¨ appliquer des techniques de présentation formelle: bloc à la date, disposition normalisée, disposition particulières (lettre administrative, circulaire, …);
¨ de mettre en oeuvre des méthodes de traitement de l'information et de produire des documents diversifiés et de qualité professionnelle:
¨ réaliser des tableaux à partir de données brutes mais dont l'objet est connu;
¨ structurer des documents en paragraphes;
¨ insérer des titres, des sous-titres, des notes de bas de page, des références, des annotations; ¨ intégrer un ensemble de documents dans un document long en mode plan;
¨ les référencer d'une manière structurée;
¨ personnaliser la présentation de ces documents en fonction de l'objectif poursuivi sur le plan de la communication et du destinataire;
¨ leur appliquer des typographies spécifiques (énumération, citation, …) et des techniques avancées comme par exemple les styles, les modèles, les notes, les signets, les colonnes,…
¨ de les sauvegarder et les imprimer. POUR LE COURS DE DE DICTAPHONE: - textes courts, textes avec ou sans ponctuation, diverses lettres, protocoles, rapports,... Le courrier ciblera toujours la spécialisation de l'étudiant.

L'étudiant partagera l'ensemble des travaux avec le professeur en janvier et en juin via la plateforme HEL.

Les séances sont prévues en présentiel (code vert rentrée 2021-2022). Si nécessaire, le professeur adaptera l'organisation de l'UE à la situation de la crise sanitaire et pourra adopter des modalités hybrides ou à distance en fonction du code couleur imposé par la Communauté française.

 



2 : Pratique du dictaphone

Face à une situation-problème:


· arriver à développer des pratiques et des comportements professionnels pour, référencer le courrier à envoyer, produire différents documents-type pour des départements différenciés et réaliser des opérations de fusion.
Face à un document dactylographié de l'ordre de 2500 frappes comprenant diverses difficultés ainsi qu'un tableau comprenant des données chiffrées:
· saisir le document en respectant une vitesse de 25 mots/m durant 3 min. et 20 mots/m durant 5 min. en respectant la précision de 0,5 % en langue française;
· appliquer les techniques de présentation les plus courantes selon le destinataire ciblé en respectant les normes d'émission, de présentation, …, en vigueur.

 

 

 

 Pour le DICTAPHONE: l'étudiant doit veiller à la mise en forme des caractères et paragraphes, les différentes dispositions du texte avec mise en évidenc des titres, des énumérations simples courtes et longues, des énumérations en colonnes, des centrages,... Lettres: bloc à la marge, bloc à la date en style américain et français, normalisée avec en-tête simple, en manchette, mixte.

 

 

 



Modalités et critères d'évaluation :

1 : Bureautique

L'évaluation est continuée et formative. L'évaluation est certificative.

L'évaluation a pour but de prendre conscience des progrès réalisés par l'étudiant et de le situer, avec précision, par rapport aux compétences requises.

Notre souci premier est d'évaluer ce que l'élève est capable de réaliser, plutôt que de le dévaloriser, en considérant ce qu'il ne peut encore faire.

L'évaluation est une préoccupation de chaque jour, sans qu'elle ne donne lieu nécessairement à des notes chiffrées.

Pour l'examen final, l'étudiant travaillera seul ou avec un ou plusieurs condisciple(s) sur la constitution d'un dossier reprenant la matière vue. Les consignes relatives à la rédaction de ce dossier auront été explicitées lors d'une séance de cours.

Les évaluations sont prévues en présentiel. Si nécessaire, le professeur adaptera les modalités d'évaluation de l'UE (ou AA) à la situation de la crise sanitaire et pourra adopter des modalités hybrides ou à distance en fonction du code couleur imposé par la Communauté française. Ces modifications seront communiquées aux étudiants dans les plus brefs délais.

2 : Pratique du dictaphone

L'évaluation est continuée et formative. L'évaluation est certificative.

L'évaluation a pour but de prendre conscience des progrès réalisés par l'étudiant et de le situer, avec précision, par rapport aux compétences requises.

Notre souci premier est d'évaluer ce que l'élève est capable de réaliser, plutôt que de le dévaloriser, en considérant ce qu'il ne peut encore faire.

L'évaluation est une préoccupation de chaque jour, sans qu'elle ne donne lieu nécessairement à des notes chiffrées.

Pondération A.A. :

1 : Bureautique

Janvier: 50 points dont 40 points pour les exercices pratiques cotés et 10 points pour l'examen.

Septembre: 50 points dont 40 points pour les exercices pratiques cotés et 10 points pour l'examen.

Dont le détail est explicité ci-dessous:

La NOTE FINALE attribuée pour cette unité d'enseignement sera fonction des points obtenus pour :

  • La tenue de la farde et/ou ONE DRIVE. La note obtenue compte ensuite pour 10% dans la note finale.
  • Le comportement durant les séances de cours : évaluation de l'aptitude à dactylographier, la compréhension, l'implication, l'ordre, méthode, organisation, soin, ponctualité,... lors des cours. La note obtenue compte ensuite pour 10% dans la note finale.
  • Les interrogations écrites et/ou orales effectuées tout au long de l'unité d'enseignement : moyenne arithmétique pondérée des notes obtenues pour toutes ces interrogations. La note obtenue compte pour 60% dans la note finale.
  • L’examen compte pour 20% dans la note finale.

Cette note finale, qui est une moyenne pondérée selon les différents poids renseignés ci-dessus, est DEFINITIVE pour l'année académique en cours.

2 : Pratique du dictaphone

Janvier: 50 points dont 40 points pour les exercices pratiques cotés et 10 points pour l'examen.

Septembre: 50 points dont 40 points pour les exercices pratiques cotés et 10 points pour l'examen.

Dispositions spéciales COVID-19 :

1 : Bureautique

2 : Pratique du dictaphone

Dispositions spéciales COVID-19 (session août/septembre 2020) :

1 : Bureautique

2 : Pratique du dictaphone

Sources, références et supports éventuels :

1 : Bureautique

Notes de cours. Divers manuels, ouvrages, livres (DUNOD - FOUCHER - BERTRAND LACOSTE - NATHAN TECHNIQUE...), références pédagogiques sont à la disposition des étudiants au local 332 qui a été aménagé avec le matériel spécifique au métier d'assistante de direction. Magazine Activ Assistante, sites internet Activ Assistante, Bureautic, APSB.



2 : Pratique du dictaphone

Notes de cours. Divers manuels, ouvrages, livres (DUNOD - FOUCHER - BERTRAND LACOSTE - NATHAN TECHNIQUE...), références pédagogiques sont à la disposition des étudiants au local 332 qui a été aménagé avec le matériel spécifique au métier d'assistante de direction. Magazine Activ Assistante, sites internet Activ Assistante, Bureautic, APSB.

Divers livres médicaux avec lettres, textes, définitions répertoire des médicaments, Tableaux de l'Ordre des Médecins, courriers, rapports, protocoles médicaux tirés du monde professionnel médical.



Autres informations (AA) :

1 : Bureautique

Les règles d'assiduité au cours de bureautique :  


 

Les travaux pratiques constituent la base de la formation du métier d’assistant de direction.

 

La présence régulière y est donc obligatoire. Toute absence éventuelle devra être dument justifiée, et ce dans les 48 heures suivant cette absence. Cependant, un absentéisme répété (supérieur ou égal à 30%), même avec justification valable, pourra être pénalisé au niveau de la cotation si l'enseignant juge que l'étudiant n'a pas acquis les capacités suffisantes à la réussite des travaux pratiques.

 

Les séances de cours font l'objet d'une évaluation continue. Chaque exercice fait l'objet d'une évaluation cotée ou orale. La farde (ou ONE DRIVE) collectant tous les exercices – dossiers, rapports, etc… est rendu en fin de quadrimestre ou, si l’enseignant le demande, lors de la séance suivante. Un exercice – dossier – rapport, etc. non rendu entraine une note de zéro.

 

L'enseignant appréciera la qualité du travail réalisé de l'étudiant au cours de chaque séance.

 

2 : Pratique du dictaphone

L'étudiant est tenu d'être présent au cours. Il tiendra une farde en ordre. Cette farde est rangée dans une armoire du local 332 et constitue le portfolio des travaux de l'étudiant.

Pondération U.E. :
100
Pour les unités optionnelles de langues de du département économique, veuillez vous référer à la fiche de langue correspondante (en cours obligatoire).
Toute modification éventuelle de cette fiche en cours d’année ne peut se faire qu’exceptionnellement et avec l’accord de la direction départementale conformément à l’article 77 du décret du 7/11/2013 (force majeure touchant les enseignants responsables).